Wat zijn de nadelen van zakelijk e-mailgebruik?

Het is verslavend – u kunt het niet weerstaan. Het zijn maar twee- of driehonderd e-mails per dag. U kunt stoppen wanneer u maar wilt. Het is iets zakelijks.

E-mail werkt onmiddellijk en is verslavend – u komt thuis na een lange werkdag en wat doet u? U gaat met uw e-mail aan de slag! We hebben geleerd om te gaan met de technische aspecten van e-mail, maar niet met de menselijke. Daarom is e-mail in de afgelopen paar jaren een van de belangrijkste oorzaken van stress op het werk geworden.

Als u met de hand een memo zou schrijven of een telefoontje zou plegen, is het niet waarschijnlijk dat u 50 memo’s zou verzenden of 50 voicemailberichten zou achterlaten. Maar omdat e-mail een zo’n direct medium is, is het even makkelijk op 50 exemplaren te verzenden als één. We gaan ervan uit dat e-mail net iets is als papier, maar e-mail is volledig anders dan welke andere manier van communiceren ook.

De hoeveelheid e-mail verdubbelt jaarlijks en dit heeft negatieve gevolgen voor het bedrijfsleven. Niet alleen zijn er kosten verbonden aan het verzenden van die 49 extra exemplaren van een memo die allemaal moeten worden gesorteerd en afgehandeld, maar het opslaan van al die e-mails kost ook geld. Aangezien de fenomenale groei van de hoeveelheid e-mail een relatief nieuw probleem is, heeft het ingrijpende gevolgen voor werkprocedures, onderbrekingen, concentratie en zelfs afhankelijkheid kunnen van grote invloed zijn op de productiviteit van een organisatie.

Medewerkers moeten worden getraind in de zachte vaardigheden rondom e-mail. Hoewel dit tijd kost, zal training bijdragen aan het verminderen van de stress en van de tijd die wordt besteed aan e-mail, waardoor werknemers in staat zijn hun mailbox beter te beheren en dus efficiënter te werken. Daarnaast zijn er nog enkele handige tips:

Onthoud dat hoe meer e-mails u verzendt, des te meer u er ontvangt.
Zorg voor een beleid voor "Bedankt"-berichten: hoe vaak krijgt u een "ping" als antwoord en beantwoordt u deze weer?
Leer nauwkeurig te bepalen wat "junk" en wat relevant is.
E-mail is tegelijkertijd een zegen en een vloek voor het bedrijfsleven. Het maakt communiceren zo eenvoudig, het opent nieuwe mogelijkheden voor sales en marketing, maar het vult onze werkdag ook met overbodige communicatie, waardoor zelfs de kans bestaat dat nuttige informatie over het hoofd wordt gezien. Maar wat als organisaties nu eens een omgeving creëerden waarin e-mail een onverwacht plezier werd, waar zelfs naar wordt uitgekeken? Dat zou pas echt revolutionair zijn.

Bron: Symantec